Jak správně postupovat při zadávání veřejných zakázek

Jak správně postupovat při zadávání veřejných zakázek

Přestože existuje zákon o veřejných zakázkách a podrobné metodiky, často dochází k omylům a přehmatům, které mnohdy končí vysokými pokutami či dokonce odebráním dotací. Jak se tomu vyhnout?

Zadávání veřejných zakázek se mnohdy může nezasvěcenému zdát jako relativně jednoduchá činnost – máme přece zákon o veřejných zakázkách, který by měl každému zadavateli jasně a srozumitelně osvětlit veškerá úskalí zadavatelského procesu a určit správný postup pro výběr toho nejvhodnějšího dodavatele. Proč ovšem potom dochází při zadávání a přidělování veřejných zakázek k tolika omylům a přehmatům, které navíc často končí i pokutou udělenou Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže?

Zákon je základním pilířem

Zákon o veřejných zakázkách sice máme, ale ne všechna ustanovení jsou zcela jasná a jednoznačně vysvětlitelná. Existují sice podrobné a kvalitní metodiky, ty však nemohou řešit veškeré možnosti, které v praxi nastávají. Navíc funguje mnoho poradenských firem tvářících se jako vysoce odborné a přejímající veškerou odpovědnost za zadavatele, ale skutečnost je často jiná. Dojde-li potom k problémům, musí zadavatel mnohdy obhájit zadávací řízení sám, aniž by ze sebe mohl sejmout zákonem stanovenou odpovědnost za své konání a prokázat, na čí radu provedl dané úkony. Abychom alespoň lehce nastínili, v čem tkví největší problémy při realizaci veřejných zakázek a především jak se jim vyhnout, pokusíme se na následujících řádcích vypracovat jakýsi stručný úvod do problematiky veřejného zadávání.

Ta je legislativně ošetřena zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen „zákon“), který byl vytvořen v návaznosti na předchozí právní úpravy veřejných zakázek ČR a na závazné legislativní normy Evropské unie. Je základním a závazným pilířem, každý zadavatel by jej měl dopodrobna znát, a to včetně komentářů a metodických výkladů renomovaných právních autorit.

Nebo by měl alespoň vědět, kam se obrátit se žádostí o kvalifikovanou radu a odbornou pomoc.

Rovné zacházení a transparentnost

Veřejná zakázka je v zákoně definována jako zakázka na dodávky, služby nebo stavební práce zadávaná osobou, která je zadavatelem veřejných zakázek, a realizovaná za úplatu (i nepeněžitou) na základě smlouvy s jedním nebo více dodavateli. V zákoně není stanoven žádný finanční limit vymezující tento pojem, takže veřejnou zakázkou je každá zakázka, a to i v hodnotě pouhé 1 Kč. Ne všechny veřejné zakázky je ale nutné zadávat podle zákona. U zakázek malého rozsahu, které jsou vymezeny finančními limity u dodávek a služeb do 2 milionů Kč bez DPH a u stavebních pracích do 6 milionů Kč bez DPH, platí výjimka podle § 18 odst. 3 zákona a při zadávání těchto zakázek může zadavatel postupovat mimo režim zákona. Musí však dodržovat zásady § 6 zákona, tedy transparentnost, rovné zacházení a zákaz diskriminace.

Zásada transparentnosti znamená, že jakákoli zakázka musí být zadána co nejvíce průhledným způsobem, který umožňuje zpětnou přezkoumatelnost celého zadávacího řízení, tedy kontrolu průběhu veřejné zakázky. Naplněním této zásady je např. povinnost pořizovat o všech významných úkonech učiněných v průběhu veřejné zakázky dostatečnou písemnou dokumentaci, povinnost jasně a v dostatečném předstihu vymezit kritéria hodnocení nabídek dodavatelů a povinnost opatřovat všechna učiněná rozhodnutí řádným a dostatečným odůvodněním.

Zásada rovného zacházení předepisuje každému zadavateli v průběhu zadávání veřejné zakázky povinnost přistupovat stejně ke všem potenciálním dodavatelům. Zadavatel nesmí nikoho zvýhodňovat ani znevýhodňovat, musí všem podávat stejné informace a předem přesně definovat a zveřejňovat veškeré podmínky zadávacího řízení.

Zásada zákazu diskriminace znamená, že v průběhu veřejné zakázky je zadavatel povinen postupovat vždy tak, aby nedošlo k diskriminaci žádného z dodavatelů. Tato zásada ovšem nevylučuje stanovit přesné podmínky účasti v řízení, které musí jednak umožnit výběr nejvhodnějšího uchazeče, jednak nesmí uzavřít přístup jinému dodavateli do řízení z důvodů, které např. nesouvisejí s předmětem veřejné zakázky. Zásadu zákazu diskriminace je třeba důsledně uplatňovat nejen ve vztahu k dodavatelům z ČR, ale také ve vztahu k zahraničním dodavatelům.

Dodávky, služby, nebo stavba

Zadavatel je také povinen před vyhlášením veřejné zakázky vymezit předmět plnění a stanovit její předpokládanou hodnotu.

Proto je nutné nejprve vědět, co budeme v rámci plnění požadovat a podle toho zařadit, zda se jedná o veřejnou zakázku na dodávky, na služby, nebo na stavební práce. Veřejnou zakázkou na dodávky je zakázka, jejímž předmětem je pořízení věci nebo zboží, zejména formou koupě, koupě na splátky, nájmu nebo leasingu (nájmu s právem následné koupě). Jedná se především o pořízení věcí movitých na základě kupní smlouvy a smlouvy o dílo a spadá sem rovněž nákup energií.

Veřejné zakázky na stavební práce jsou zakázky, jejichž předmětem plnění je provedení stavebních prací, případně i s nimi související projektová nebo inženýrská činnost, a zhotovení stavby, která je jako celek schopna plnit samostatnou ekonomickou nebo technickou funkci. Veřejné zakázky na služby mají tzv. negativní vymezení, tedy to, co není dodávkou či stavební prací, je veřejnou zakázkou na služby. Služby se dělí do kategorií uvedených v příloze č. 1 a 2 zákona.

Důležitý je druh zadávacího řízení

Následně je nutné určit předpokládanou hodnotu veřejné zakázky a podle její výše zvolit správný limitní režim – zadání nadlimitní veřejné zakázky, podlimitní veřejné zakázky nebo veřejné zakázky malého rozsahu. Poté musí zadavatel na základě příslušných ustanovení zákona zvolit správný druh zadávacího řízení, podle kterého bude při zadávání veřejné zakázky postupovat. V zákoně je definováno šest druhů zadávacích řízení – otevřené řízení, užší řízení, jednací řízení s uveřejněním, jednací řízení bez uveřejnění, soutěžní dialog a zjednodušené podlimitní řízení. Pro každé z nich předepisuje zákon závazný procesní postup, který zadavatel musí použít. Otevřené řízení lze použít vždy a bez omezení. Veřejná zakázka je v tomto případě vyhlášena prostřednictvím oznámení zveřejněném v Informačním systému veřejných zakázek, uveřejňovacím subsystému. Zadávacího řízení se může zúčastnit každý dodavatel, musí pouze splnit zadávací podmínky určené zákonem a zadavatelem. Zadání veřejné zakázky v otevřeném řízení je nejtransparentnějším způsobem zadání veřejné zakázky.

Užší řízení je také možno použít bez omezení a bez splnění jakýchkoli dalších zákonných podmínek. Liší se v tom, že je dvoukolové, dochází při něm k omezení počtu zájemců (např. na základě kvalifikace nebo losem apod.). Jeho nevýhodou je delší celkový průběh, větší nebezpečí chybného úkonu zadavatele, náročnější administrativa i větší pravděpodobnost podání námitek.

Aféra při losování v jednom známém lázeňském městě je všeobecně známá.

Nejčastější je podlimitní řízení

Soutěžní dialog je nový druh zadávacího řízení založený na principu jednání s dodavateli s cílem nalézt vhodné řešení dané veřejné zakázky a určený pouze pro zadávání veřejných zakázek se zvláště složitým předmětem plnění, kdy zadavatel není objektivně schopen vymezit technické, právní nebo finanční podmínky v souladu s požadavky zákona. Je ukončen výzvou k podání nabídek.

Zjednodušené podlimitní řízení se používá pouze pro zadávání podlimitních veřejných zakázek, které jsou v případě zakázek na stavební práce ještě finančně omezeny částkou do 20 mil. Kč bez DPH (§ 25).

Jedná se o přímou výzvu nejméně pěti zájemcům, které zadavatel obesílá. Tuto výzvu je také nutné po dobu trvání lhůty pro podání nabídek zveřejnit a umožnit tak účast i jiným uchazečům, přestože nebyli mezi původně obeslanými.

V tomto zadávacím řízení je lhůta pro podání nabídek v minimálním počtu 15 dnů. Z hlediska zákona se jedná o nejjednodušší a nejčastěji používané zadávací řízení, přesto i v něm dochází k mnoha prohřeškům a chybám. Jednací řízení s uveřejněním a jednací řízení bez uveřejnění může zadavatel použít pouze v případě splnění zvláštních podmínek taxativně určených zákonem (§ 22 a § 23).

Hrozí velké pokuty a ztráta dotace

Který z druhů zadávacího řízení zadavatel použije a jakým způsobem bude při zadávání veřejné zakázky aplikovat ustanovení zákona podle příslušného druhu zadávacího řízení, je klíčovým faktorem pro správné zadání veřejné zakázky a úspěšnou realizaci zadavatelem zamýšleného projektu. Proto je nanejvýše důležité, aby zadavatel disponoval dostatečnými legislativními znalostmi i praktickými zkušenostmi, nebo se případně nechal zastupovat kvalitní poradenskou společností, která mu v celém průběhu zadávacího řízení správný postup zajistí. Pokud totiž zadavatel nedodrží některá předepsaná zákonná ustanovení, vystavuje se nebezpečí udělení pokuty ze strany Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, a to i vyšší než 10 000 000 Kč.

Případně může přijít o získanou dotaci, neboť správný postup při výběrovém řízení je jednou z nejkontrolovanějších podmínek pro proplacení finančních prostředků z dotačních grantů. Bohužel právě nesprávné provedení výběrového řízení (nebo dokonce jeho neprovedení) a nedodržení základních zásad veřejného zadávání je jednou z nejčastějších chyb, kterých se příjemci dotací dopouštějí.

Tabulka

Tabulka: Finanční limity u veřejných zakázek (v Kč bez DPH)

Zadavatelé                                               Veřejná malého rozsahu zakázka zakázka Podlimitní veřejná           Nadlimitní zakázka veřejná

Česká příspěvkové republika organizace a státní          do 2 000 000 Kč                2 3 000 782 000 000 až Kč            nad 3 782 000 Kč

Územně samosprávní celky, jejich

příspěvkové právnické osoby organizace a jiné            do 2 000 000 Kč                2 5 000 857 000 000 až Kč            nad 5 857 000 Kč

Sektorový zadavatel                                      do 2 000 000 Kč                2 11 000 715 000 000 až Kč           nad 11 715 000 Kč

Veřejné zakázky na stavební

zadavatelů práce pro všechny druhy                       do 6 000 000 Kč                6 146 000 447 000 000 až Kč          nad 146 447 000 Kč

O autorovi| Vladimír Levandovský, projektový manažer, OTIDEA a. s. Kateřina Koláčková, certifikovaný lektor MMR v oblasti veřejných zakázek a koncesí

Zdroj: 7.7.2008    Parlamentní zpravodaj    str. 24   Evropské fondy a regionální rozvoj